Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali

Ultimo aggiornamento: 28 settembre 2026

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e descrive il trattamento dei dati di chi utilizza il sito e il portale Galli Club, crea un account, richiede corsi, lezioni, tornei o servizi sportivi, anche per conto di un minore.

La presente informativa riguarda il sito e il gestionale utilizzato da AS DILETTANTISTICA SMART GAMES per le proprie attività ordinarie non agonistiche presso il Centro Sportivo Galli Club. Il gestionale copre una parte delle attività della struttura; non comprende la gestione degli atleti agonisti seguiti da altri insegnanti o organizzazioni.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è AS DILETTANTISTICA SMART GAMES, associazione senza personalità giuridica, con sede legale in Via Toniolo, SNC, 66100 Chieti (CH), Italia, presso Centro Sportivo Galli Club, codice fiscale 93062500694, di seguito anche il “Titolare”.

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• E-mail privacy: privacy@galliclub.it
• E-mail segreteria: segreteria@galliclub.it
• PEC: smartgames@pec.it
• Telefono: 0871 552180

Alla data della presente informativa, il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati personali. Qualora tale figura venga nominata, i relativi dati di contatto saranno resi disponibili mediante aggiornamento della presente informativa.

2. Ambito del trattamento

Il trattamento riguarda i dati personali conferiti dagli utenti nell’ambito della registrazione, dell’utilizzo della piattaforma, dell’iscrizione ai servizi, della partecipazione alle attività sportive, della gestione di corsi, lezioni, prenotazioni, abbonamenti, pagamenti, comunicazioni di servizio e caricamento di documenti richiesti.

Il portale gestisce iscrizioni e allenamenti ordinari non agonistici dell’ASD. Le eventuali attività agonistiche presenti nella struttura sono gestite separatamente e non rientrano nelle anagrafiche o nella raccolta di certificati di questo portale. Per le attività gestite viene richiesto il documento di idoneità previsto dalla normativa e dalle condizioni dell’attività.

I dati provengono dall’interessato, dal genitore o tutore per i minori e dal personale autorizzato per le informazioni amministrative e organizzative. Quando sono raccolti presso un rappresentante o un altro soggetto, l’informativa è resa anche alla persona cui i dati si riferiscono, nei termini dell’art. 14 GDPR.

Il Titolare non utilizza i dati personali per finalità di marketing, profilazione commerciale, vendita dei dati, cessione a terzi per finalità autonome o invio di comunicazioni promozionali, salvo eventuale separata informativa e specifico consenso dell’interessato.

3. Categorie di dati personali trattati

Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali.

a) Dati identificativi e anagrafici

Nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, luogo di nascita, indirizzo, CAP, comune, provincia e altri dati necessari all’identificazione dell’utente o dell’iscritto.

b) Dati di contatto

Numero di telefono, indirizzo e-mail, recapiti forniti dall’utente e, in caso di minori, recapiti del genitore, tutore o soggetto che esercita la responsabilità genitoriale.

c) Dati relativi all’account e al profilo utente

Credenziali di accesso, identificativo utente, ruolo, stato dell’iscrizione, dati del profilo, attività prenotate, corsi frequentati, lezioni prenotate o svolte, abbonamenti attivi, scadenze e informazioni necessarie alla gestione del rapporto.

d) Dati relativi ai minori

Dati anagrafici, identificativi e di contatto del minore iscritto, nonché dati del genitore, tutore o soggetto che esercita la responsabilità genitoriale, ove necessari per l’iscrizione, la gestione delle attività e le comunicazioni organizzative.

e) Documento attestante l’idoneità alla pratica sportiva

Copia del certificato richiesto per l’attività, scadenza, stato del documento e data di caricamento o aggiornamento. La tipologia, lo sport e la data di rilascio sono verificabili nel documento; la data di caricamento non è la data della visita o del rilascio. Anche la sola informazione di idoneità è un dato relativo alla salute.

Non sono richiesti anamnesi, ECG, referti, cartelle cliniche, prescrizioni o diagnosi: tali documenti rimangono presso il medico certificatore.

f) Dati amministrativi, contabili e di pagamento

Dati relativi a iscrizioni alle attività, quote della scuola, eventuali quote o tasse federali, abbonamenti, pagamenti, ricevute, scadenze, posizione amministrativa dell’utente e informazioni necessarie alla gestione contabile, fiscale e amministrativa.

g) Dati tecnici

Indirizzo IP, log di accesso, dati relativi alla sessione, informazioni tecniche sul dispositivo o sul browser, dati necessari alla sicurezza della piattaforma, alla prevenzione di accessi non autorizzati e alla corretta erogazione dei servizi, nonché dati statistici aggregati relativi all'utilizzo del sito raccolti tramite strumenti analytics configurati nel rispetto delle scelte di consenso dell’utente.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.

4.1 Registrazione e gestione dell’account

I dati sono trattati per consentire all’utente di registrarsi, accedere alla piattaforma, creare e gestire il proprio profilo personale, aggiornare i dati conferiti e utilizzare le funzionalità disponibili.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale o precontrattuale con l’interessato.

4.2 Iscrizione e gestione del rapporto con l’utente

I dati sono trattati per consentire l’iscrizione ai corsi, alle lezioni, alle attività sportive o ai servizi richiesti, nonché per gestire il rapporto con l’utente o con l’allievo minorenne iscritto.

Base giuridica: esecuzione del rapporto contrattuale o precontrattuale con l’interessato.

4.3 Gestione di corsi, lezioni, prenotazioni e abbonamenti

I dati sono trattati per organizzare corsi, lezioni, allenamenti, tornei, prenotazioni, presenze, abbonamenti e comunicazioni di servizio nelle attività ordinarie gestite dall’ASD. L’iscrizione alle attività non comporta l’ammissione a socio. Il tesseramento FITP è gestito dall’ASD attraverso il portale federale; nel gestionale del Club sono riportate le informazioni necessarie a verificare lo stato e la validità del tesseramento.

Base giuridica: esecuzione del rapporto con l’interessato.

4.4 Gestione amministrativa, contabile e fiscale

I dati sono trattati per la gestione di pagamenti, quote, ricevute, documentazione amministrativa, adempimenti contabili, fiscali e obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Base giuridica: adempimento di obblighi di legge.

4.5 Verifica dell’idoneità sportiva e gestione del documento

Per la gestione del rapporto si applica l’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR; per gli adempimenti di certificazione obbligatoria si applica la lett. c), in relazione alla normativa della pratica non agonistica, tra cui il D.M. 24 aprile 2013 e le linee guida del D.M. 8 agosto 2014.

Per i dati relativi alla salute gestiti nel portale, inclusi copia, idoneità e scadenza, viene richiesto separatamente il consenso esplicito dell’interessato o del suo rappresentante ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a) GDPR, prima del caricamento. Il contratto e l’obbligo di presentare il certificato non costituiscono, da soli, una deroga al divieto dell’art. 9. Il consenso riguarda esclusivamente la gestione dell’idoneità sportiva.

Il consenso può essere revocato scrivendo a privacy@galliclub.it. La revoca interrompe il trattamento fondato sul consenso. Dati strettamente necessari a un concreto contenzioso possono essere conservati separatamente ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. f) GDPR. Non si applicano automaticamente altre basi giuridiche al trattamento revocato.

4.6 Comunicazioni di servizio

Il Titolare può utilizzare i recapiti forniti dall’utente per inviare comunicazioni strettamente necessarie alla gestione dell’iscrizione, delle lezioni, delle prenotazioni, degli abbonamenti, dei pagamenti, delle scadenze, del certificato medico o di altre informazioni organizzative relative alle attività del centro.

Base giuridica: esecuzione del rapporto con l’interessato.

4.7 Sicurezza della piattaforma e tutela dei diritti del Titolare

I dati tecnici possono essere trattati per garantire il corretto funzionamento del sito e della piattaforma, proteggere gli account, prevenire accessi non autorizzati, rilevare anomalie tecniche, documentare operazioni rilevanti e tutelare i diritti del Titolare.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza del sistema, alla prevenzione di abusi e alla tutela dei propri diritti.

4.8 Statistiche facoltative e prova delle scelte

Google Analytics 4 si basa sul consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR e dell’art. 122 del Codice privacy. Il rifiuto non limita i servizi. La lettura dell’informativa, l’accettazione dei Termini e i consensi specifici sono documentati separatamente con account, data, versione e informazioni tecniche pertinenti. La presa visione dell’informativa non è un consenso generale al trattamento.

5. Documento di idoneità alla pratica sportiva

Il portale consente di caricare il documento attestante l’idoneità richiesto per la specifica attività.

In caso di minore, il caricamento del certificato può essere effettuato dal genitore, dal tutore o dal soggetto che esercita la responsabilità genitoriale.

Il documento per la pratica non agonistica è richiesto nei casi previsti dalla normativa o dalle condizioni dell’attività comunicate prima dell’iscrizione. Un’autodichiarazione non sostituisce la certificazione medica prevista dalla legge. Il caricamento è effettuato dall’utente o, per un minore, dal genitore o tutore; il personale non presta il consenso sanitario al loro posto.

Il Titolare richiede esclusivamente l’attestazione pertinente, senza documentazione clinica aggiuntiva.

L’utente è tenuto a caricare esclusivamente il certificato medico richiesto, evitando l’inserimento di documentazione sanitaria ulteriore, non pertinente o eccedente rispetto alla finalità di verifica della validità del certificato.

La segreteria e il personale autorizzato possono consultare il documento e aggiornarne scadenza e stato. Il caricamento e il controllo automatico della scadenza non sono una valutazione medica e non attestano da soli l’adeguatezza del certificato alla specifica attività.

In mancanza di un certificato medico valido, quando richiesto, il Titolare potrà non consentire la partecipazione agli allenamenti, ai corsi, alle lezioni o alle attività sportive per cui il certificato sia necessario.

6. Trattamento dei dati dei minori

Nel caso in cui l’iscrizione riguardi un soggetto minore, i dati personali del minore sono trattati esclusivamente per consentire l’iscrizione, la gestione delle attività sportive, le comunicazioni organizzative, la gestione amministrativa e la verifica del certificato medico ove richiesto.

Il conferimento dei dati e il caricamento di eventuale documentazione relativa al minore devono essere effettuati dal genitore, dal tutore o dal soggetto che esercita la responsabilità genitoriale.

Il soggetto che procede all’iscrizione del minore dichiara di essere legittimato a fornire i relativi dati personali e, ove necessario, a prestare il consenso al trattamento dei dati relativi alla salute contenuti nel certificato medico.

7. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, all’iscrizione, alla gestione del profilo utente, alla partecipazione alle attività sportive, alle prenotazioni e agli adempimenti amministrativi è necessario.

Il mancato conferimento di tali dati potrà comportare l’impossibilità di completare la registrazione, effettuare l’iscrizione, gestire il profilo utente, partecipare alle attività sportive, prenotare campi o lezioni, acquistare o utilizzare abbonamenti, ricevere comunicazioni organizzative o usufruire dei servizi richiesti.

Il documento di idoneità è necessario soltanto per le attività per cui sia richiesto. La creazione dell’account e dell’anagrafica non richiede il caricamento di un certificato.

Il mancato conferimento del certificato medico, quando richiesto, potrà comportare l’impossibilità di partecipare alle attività per le quali il certificato sia necessario.

Chi non intende caricare il documento nel portale, o revoca il consenso alla gestione digitale, può contattare la segreteria per valutare le modalità di verifica dell’idoneità e la gestione della richiesta. Il mancato consenso al caricamento digitale non impedisce di creare l’account. Per partecipare alle attività resta necessario documentare l’idoneità quando richiesta.

8. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento dei dati personali è effettuato con strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità, riservatezza e limitazione della conservazione.

I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati dal Titolare e istruiti in merito alle modalità e ai limiti del trattamento.

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, modifica o trattamento non consentito.

Tra le misure adottate rientrano, a titolo esemplificativo, credenziali personali, controlli di accesso, limitazione degli accessi al personale autorizzato, protezione delle comunicazioni, backup, misure di sicurezza informatica e procedure interne proporzionate alla natura dei dati trattati.

L’accesso ai certificati medici caricati dagli utenti è limitato ai soli soggetti autorizzati che abbiano necessità di consultarli per verificare la validità del certificato e gestire la partecipazione alle attività sportive.

9. Soggetti autorizzati e destinatari dei dati

I dati personali sono trattati dalla segreteria, dal personale amministrativo, dai collaboratori e dagli altri soggetti espressamente autorizzati dal Titolare, nei limiti delle rispettive mansioni e delle finalità indicate nella presente informativa.

I dati personali non sono venduti. I documenti di idoneità non sono pubblicati. Eventuali informazioni e risultati dei tornei sono resi disponibili secondo le funzionalità e l’informativa dell’evento.

I dati potranno essere comunicati a soggetti terzi esclusivamente quando ciò sia necessario per l’esecuzione del rapporto, per l’adempimento di obblighi di legge, per la gestione tecnica della piattaforma o per la tutela dei diritti del Titolare.

In particolare, i dati potranno essere trattati da fornitori di servizi informatici, hosting provider, gestori dell’infrastruttura tecnica, fornitori di sistemi di backup, servizi e-mail, servizi di pagamento, consulenti fiscali, amministrativi o legali e soggetti incaricati dell’assistenza tecnica.

L’infrastruttura utilizza Amazon Web Services per autenticazione, archivi e documenti e Google Analytics per le statistiche delle pagine pubbliche, previo consenso. Il tesseramento FITP è gestito nel portale federale, secondo le procedure e le informazioni privacy della Federazione. L’elenco dei fornitori effettivamente utilizzati può essere richiesto al Titolare.

Qualora tali soggetti trattino dati personali per conto del Titolare, saranno nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

I dati potranno inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche, enti, organismi sportivi, autorità giudiziarie o altri soggetti legittimati, esclusivamente nei casi e nei limiti previsti dalla legge.

10. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Servizi cloud e fornitori internazionali possono comportare trasferimenti o accessi fuori dallo Spazio Economico Europeo, anche se gli archivi principali sono ospitati in una regione europea.

I trasferimenti devono rispettare gli artt. 44 e seguenti GDPR: decisione di adeguatezza, quando applicabile al destinatario e al trattamento, oppure Clausole Contrattuali Standard, valutazione del trasferimento e misure supplementari necessarie. L’utente può chiedere al Titolare quali garanzie si applicano al singolo fornitore e come ottenerne copia.

11. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e, successivamente, per il periodo richiesto dalla normativa applicabile o necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

In particolare:

• a) i dati del profilo e dell’iscrizione sono conservati per la durata del rapporto. Dopo la cessazione restano conservati soltanto i dati necessari agli adempimenti fiscali e contabili e alle eventuali esigenze di tutela dei diritti, per i rispettivi termini applicabili;
• b) i documenti contabili e giustificativi sono conservati per 10 anni quando previsto dall’art. 2220 c.c. e per eventuali maggiori termini fiscali o accertamenti in corso; questo termine non si estende automaticamente all’intero profilo;
• c) il certificato per la pratica non agonistica e i dati di idoneità sono conservati per verificare la partecipazione alle attività. Il documento può essere cancellato alla scadenza ed è eliminato quando sostituito; la necessità di conservazione viene rivalutata anche alla cessazione del rapporto o alla revoca del consenso. L’eventuale conservazione ulteriore richiede un obbligo specifico o una concreta esigenza di difesa, con accesso limitato. La conservazione fiscale e contabile non si estende ai certificati sanitari. Il portale non applica attualmente una cancellazione automatica alla scadenza;
• d) i log seguono le esigenze di verifica di accessi, errori e incidenti, fino alla conclusione delle verifiche e all’esaurimento delle esigenze documentate di sicurezza o difesa. Le evidenze di accettazione seguono il rapporto e i termini di prescrizione dei diritti cui si riferiscono. Non è prevista una conservazione indistinta e illimitata di tutti i log.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o comunque resi non più utilizzabili in forma identificativa, salvo che la conservazione ulteriore sia richiesta o consentita dalla legge.

12. Comunicazioni di servizio

Il Titolare può inviare all’utente comunicazioni di servizio relative a iscrizioni, corsi, lezioni, prenotazioni, abbonamenti, pagamenti, scadenze, certificato medico, modifiche organizzative, aggiornamenti tecnici o altre informazioni necessarie alla gestione del rapporto.

Le comunicazioni potranno essere inviate tramite e-mail, area riservata, notifiche della piattaforma, telefono, messaggistica o altri recapiti forniti dall’utente, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

Le comunicazioni di servizio non costituiscono marketing.

Eventuali comunicazioni promozionali o di marketing saranno inviate solo ove previste da separata informativa e, quando necessario, previo consenso dell’interessato.

13. Assenza di profilazione e decisioni automatizzate

Il Titolare non effettua attività di profilazione degli utenti.

Il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sugli interessati.

La piattaforma è utilizzata esclusivamente come strumento di registrazione, iscrizione, gestione amministrativa, organizzazione delle attività sportive, prenotazione dei servizi, gestione dei pagamenti e verifica della validità dei certificati medici ove richiesti.

14. Cookie e strumenti statistici

Il sito e la piattaforma utilizzano cookie tecnici, strumenti di sessione e tecnologie equivalenti necessari al funzionamento dell’account utente, all’autenticazione, alla sicurezza del sistema e alla corretta erogazione delle funzionalità richieste.

Il sito utilizza inoltre Google Analytics 4 per raccogliere informazioni statistiche aggregate sull’utilizzo delle pagine e dei servizi offerti.

Tali dati vengono utilizzati esclusivamente per finalità statistiche, di analisi del traffico e miglioramento dei servizi, senza finalità di pubblicità personalizzata, profilazione commerciale o remarketing.

I cookie analytics vengono attivati esclusivamente previo consenso dell’utente. In caso di mancato consenso vengono utilizzati esclusivamente i cookie tecnici necessari.

Per maggiori informazioni è possibile consultare la Cookie Policy disponibile sul sito.

15. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• a) diritto di accesso ai dati personali;
• b) diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
• c) diritto alla cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dalla normativa applicabile;
• d) diritto alla limitazione del trattamento;
• e) diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• f) diritto di opposizione al trattamento, ove applicabile;
• g) diritto di revocare il consenso, quando il trattamento si fonda sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• h) diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

Le richieste relative all’esercizio dei diritti potranno essere inviate al Titolare ai seguenti recapiti:

• E-mail privacy: privacy@galliclub.it
• PEC: smartgames@pec.it

Il Titolare risponde di regola entro un mese. Per complessità o numero delle richieste il termine può essere prorogato di altri due mesi, comunicando proroga e motivi entro il primo mese. L’opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse può essere esercitata per motivi connessi alla propria situazione particolare.

16. Reclamo all’autorità di controllo

Qualora l’interessato ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile, ha diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale previsto dalla legge (sito istituzionale: garanteprivacy.it).

17. Aggiornamenti della presente informativa

Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa in caso di variazioni normative, organizzative, tecniche o relative alle modalità di trattamento dei dati personali.

La versione aggiornata sarà resa disponibile tramite il sito, la piattaforma o altro canale ritenuto idoneo dal Titolare.

La presente versione è disponibile anche come documento da salvare o stampare. Gli aggiornamenti non costituiscono automaticamente un nuovo consenso; quando necessario viene richiesta una nuova scelta specifica.